Combien de temps perd votre entreprise ? La méthode en 10 minutes

« On perd du temps » : tous les dirigeants le disent. Mais combien, exactement ? Et où ? Sans chiffre, impossible de savoir si un projet d'automatisation vaut la peine, ni par quoi commencer.

Voici la méthode que nous utilisons avec les entreprises que nous accompagnons. Elle tient sur une feuille et prend dix minutes.

Étape 1 : listez les tâches qui se répètent

Pensez à tout ce que vos équipes refont chaque jour ou chaque semaine, presque à l'identique :

• recopier des commandes, des fiches ou des bons ;
• relancer des clients, des fournisseurs ou des collègues ;
• préparer des devis, des factures ou des rapports ;
• chercher une information dans des fichiers ou des messages ;
• envoyer les mêmes messages, encore et encore.

Ne cherchez pas l'exhaustivité. Cinq à dix tâches suffisent.

Étape 2 : chiffrez chaque tâche

Pour chacune, posez deux questions aux personnes qui la font vraiment :

1. Combien de temps par jour y consacrez-vous ?
2. Combien de personnes la font ?

Puis appliquez la formule :

heures par jour × nombre de personnes × 5 jours = heures perdues par semaine

Exemple : deux employées qui passent chacune 2 heures par jour à recopier des commandes, c'est 2 × 2 × 5 = 20 heures par semaine, soit environ 80 heures par mois.

Un conseil : utilisez les mots et les chiffres de vos équipes, pas des estimations faites depuis le bureau. Ce sont elles qui savent.

Étape 3 : classez par priorité

Toutes les tâches ne se valent pas. Pour choisir la première à automatiser, regardez trois critères :

• le volume d'heures : plus il est élevé, plus le gain est important ;
• les erreurs : une tâche qui génère des oublis ou des erreurs coûte plus que son temps ;
• la régularité : une tâche qui suit toujours le même schéma est plus simple à automatiser qu'une tâche différente à chaque fois.

La bonne première cible est souvent celle qui cumule les trois : beaucoup d'heures, des erreurs fréquentes, un déroulé toujours identique.

Étape 4 : commencez par un seul point de blocage

L'erreur classique est de vouloir tout transformer en même temps. Les projets qui réussissent commencent par un seul point de blocage, automatisé rapidement, mesuré, puis étendu.

C'est ce qui permet à vos équipes de voir le résultat, de s'approprier l'outil et de proposer elles-mêmes la suite.

Faites-le avec nous, gratuitement

Chez Nexovia, notre principe est simple : on diagnostique avant de vendre.

Notre auto-diagnostic en ligne applique cette méthode pour vous. Vous répondez à quelques questions sur vos tâches, et vous obtenez en quelques minutes une estimation du temps que votre entreprise peut récupérer. Si le résultat vous parle, nous en discutons ensemble.